17.11.2015

«Серебряная пуля» от IT-экспертов для малого бизнеса

Сегодня присутствие IT наблюдается во всех сферах жизнедеятельности. Тем не менее, число вопросов к экспертам из этой области продолжают расти как снежный ком. Некоторые бизнесмены, начинающие привлекать IT-ресурсы, считают, что все проблемы бизнеса решатся, как только в его офисе появится самое дорогое программное обеспечение и компьютеры с высокой производительностью. На ноябрьском семинаре «Бизнес в стиле FLEX» МТБанк решил разобраться в этой непростой теме вместе со своими корпоративными клиентами.

Семинар «Эффективные IT-решения в малом бизнесе: стоит ли овчинка выделки?!», организованный совместно с Парком высоких технологий, состоял из двух частей: индивидуальных выступлений спикеров и панельной дискуссии по оптимизации затрат на портфель IT инструментов.

Представители малого бизнеса вместе со спикерами разобрали множество кейсов по внедрению IT-решений и открыли для себя новое поле для маневров в автоматизации внутренних и внешних бизнес-процессов.

Что отдать на аутсорс, а что оставить себе?


Рано или поздно такой вопрос задавал себе руководитель любого бизнеса. Артем Коханевич, Директор ООО "Активные технологии", рекомендует отдать все непрофильные активы на аутсорс. Чтобы понять, что можно доверить людям на стороне, Артем выделил  то, что должно остаться «indoor»:

1. то, что формирует вашу уникальность и создает конкурентные преимущества;
2. то, что требует гибкости и принятия ситуационных решений;
3. то, что составляет коммерческую тайну – вашу, либо ваших клиентов.

Если вы все же решили организовать свой IT-отдел, то наиболее оптимально оценивать работу вы сможете только с помощью целостного понимания того, что делаешь ваш сотрудник.


Прежде чем автоматизировать процессы получения обратной связи по выполненным задачам работодателю придется столкнуться с рядом проблем и угроз. Тамара Кулинкович, совладелец ООО "Студия Сорокина и Кулинкович" выделяет 6 угроз внедрения автоматизации в компании:

1. Сотрудники не хотят, чтобы их работу измеряли.
2. Сотрудники не хотят, чтобы компания становилась независимой от их работы.
3. Сотрудники считают автоматизацию пустой тратой времени и задваиванием задач.
4. Сотрудники сопротивляются новому процессу, заданному системой
5. Нужны дополнительные действия и программы мотивации для того, чтобы «приучить» сотрудников использовать систему.
6. Без постоянного контроля и воли руководителя работа в системе незаметно заканчивается.


Инвестор и ментор для маленьких бизнесов, PeopleMind Денис Петелин, в рамках панельной дискуссии озвучил мнение, что бороться с такими угрозами можно одним, пусть и недемократичным методом - предложить сотрудникам программное обеспечение (далее – ПО ) для учета задач и времени их выполнения протестировать в течение месяца. По истечению срока собрать обратную связь с каждого в виде таблицы с тремя колонками:

1. что нравится в ПО;
2. что не нравится в ПО;
3. что я бы поменял, чтобы нравилось.

Автоматизируется все, что можно описать математически

Сократить трудозатраты и улучшить бизнес-процессы можно как среди сотрудников, так и в процессе производства и работе с поставщиками.


Автоматизировать работу коллектива можно с помощью системы «Битрикс24», предложенной Виталием Денисенковым, Директором Студии Борового. С помощью «битрикса» можно упростить работу с однотипными задачами. Например, для составления ежеквартального отчета можно подготовить шаблон «задания», назначить ответственного, наблюдателей, срок и установить расписание для повторного появления задачи у ответственного сотрудника.

По мнению Дмитрия Черноморца, Директор по развитию Группы компаний Apply Logistic Group, закупки в компании – это самая коррумпированная часть бизнеса. Выбор поставщиков тоже можно автоматизировать. Например, по критериям поставки: качество, количество, сроки поставок, качество документов и цене.


Автоматизация может быть применена и в области обмена информацией и документами, осуществляемой на бумажных носителях. Положительный результат достигается внедрением стандартизированного электронного документооборота между компьютерными сетями.

Сергей Тумель, рассказал клиентам МТБанка о четырех шагах, которые позволят начать работу с электронными накладными и забыть о тратах на бумагу:

1. Получить сертификат открытого ключа ЭЦП организации в удостоверяющем центре «Информационный издательский центр по налогам и сборам» или «Республиканский удостоверяющий центр», (криптопровайдер ЗАО «АВЕСТ») или в УЦ «БУТБ» (криптопровайдер ЗАО «НТЦ Контакт»);
2. 
Получить легитимный GLN-номер, обратившись в Ассоциацию ГС1 Бел. (http://www.gs1by.by/) ;
3. 
Подключиться к системе электронного документооборота в качестве участника – заключить соглашение с аттестованным EDI-провайдером. (Для подключения к EDI-системе TOPBY необходимо заполнить и отправить регистрационную форму, расположенную по ссылке на главной странице сайта www.topby.by).
4. 
Оповестить своих контрагентов о переходе на электронный способ передачи товарно-транспортных и товарных накладных, уведомив их официальным письмом с копией на EDI-провайдера. Для обмена электронными накладными ваши контрагенты также должны быть участниками системы электронного документооборота.

Автоматизируя хаос – вы получите автоматизированный хаос.

Когда в компании число сотрудников увеличивается на 10 человек, ранее налаженные бизнес-процессы приходится выстраивать заново. Многие надеяться найти ответ во внедрении CRM-систем. Однако не все понимают, что CRM это не просто какая-то программа, а целая стратегия!


Дмитрий Бобров, технический директор и совладелец ABIATEC считает, что в CRM должно быть:

1. База клиентов и партнеров;
2. Учет сделок и отслеживание их закрытия;
3. 
Фиксация договоренностей;
4. Задачи и напоминания по сделкам и клиентам;
5. Анализ продаж;
6. Разграничение прав для сотрудников;
7. Отчеты.

При этом, технический директор Abiatec отдает предпочтение коробочным CRM, легко поддающиеся модификации или облачным решениям, обслуживание которых не «бьет по карману». Заказ на изготовление собственного программного обеспечения может обойтись дорого, а его модификация отнимет много времени, что также приведет к немалой трате денег.

Определенно то, что собственный продукт может повлечь за собой дополнительные траты.  Однако если вы пойдете по этому пути – за ваше ПО будет отвечать профессионал, который гарантирует определенный уровень сервиса согласно договору.

Плюсы и минусы, возникающие при разработке собственного ПО, описал руководитель департамента разработки программного обеспечения компании «Стайлсофт» Александр Михейчик.


Чтобы сделать собственный продукт заказчик должен учитывать многие факторы: компетенции разработчика (возраст компании, опыт работы в отрасли, опыт работы с технологиями), сроки разработки, способы оплаты, руководство проектом, требования к продукту и организация коммуникации.

В течение семинара практически все спикеры говорили об уровне коммуникаций между руководителем и IT-специалистами.



Чтобы избежать недопонимания в коммуникации из уст спикеров Бизнес в стиле FLEX прозвучали следующие советы:

1. Составляйте план коммуникаций (четко прописывайте их способы и периодичность);
2. 
Договоритесь о промежуточных точках контроля выполнения задачи;
3. 
Руководить проектом должен и представитель бизнеса и представитель компании на аутсорсе;
4. 
Формализируйте коммуникацию в письменной форме для объективной оценки выполненных работ.

--------------------------------------------------------------------------
Образовательный сезон «Бизнес в стиле FLEX» подходит к концу. Не пропустите последний семинар сезона:
03 декабря 2015 года. Интернет-маркетинг: как продавать онлайн.
О начале регистрации на декабрьский семинар мы известим вас в ближайшее время.
До встречи на «Бизнес в стиле FLEX»!


фото

партнеры

Delo Biznesrevu Director Belbiz Myfin Telegraf Ej Vibor